- 調達部門って何してるの?
- なんだかよくわからない部署だな…
- 花形って言われてるけど本当なの?
調達部門はおもに事務作業ですが、実は会社にとって非常に重要な部署なのです。
なぜなら会社の『財布』を握っているから。
この記事ではリアルな体験談を踏まえて調達部門の業務内容をまとめています。
調達部門の仕事を知り、転職先の候補に入れてみましょう。
- 調達部門は会社の財布を握っている重要な部署
- 製造業に必要不可欠な部品を買うことがメインの業務
- 工程に合わせて納期通りに安く仕入れることが最優先
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購買(調達)部門とは?
「調達部門・購買部門」とは製品に必要な部品等を購入する部門です。
自社製品を作り上げるためには、元になる部品を買ってきて組み立てないといけませんよね。
この部品を調達する業務を担当しているのが『購買部門(調達部門)』になります。
サプライヤーから部品や材料を購入することで、機械を完成させることができます。
調達部門が直接やりとりする相手は仕入れ先の営業の方になります。(営業の業務を知りたい方はこちらの記事をご覧ください)
なぜ購買(調達)部門は花形と言われるのか?
調達・購買部門は『会社の財布を握っている』という点で花形になります。
原則、どの取引先から購入するのかはこの購買部門が判断するので、会社から大きな裁量が与えられているのです。
また、交渉相手は『取引先の営業の方』ですので、相手の営業の方はこちらをお客様として交渉されますので、営業特有の緊張感はありません。
営業の時と比べて、僕が購買部門のときは比較的プレッシャーは少なかったです。
営業部門のような緊張感がなく接待を受ける側になるので花形と思われることもありますね。
しかし、会社の利益を確保するためにはコストダウンが必須であるため、社内からの当たりは強くなりがちになることは覚えておきましょう。
購買(調達)部門の業務をご紹介
主な業務は次の4つです。
1つずつ見ていきましょう。
①取引先との価格交渉
まず1つ目は最もメインとなる『価格交渉』です。
会社が利益を出すには売り上げをあげることはもちろんですが、原価(コスト)を下げることも非常に重要です。
そのコストを下げるために、取引先と価格交渉する業務があります。
②価格決定後の発注作業
交渉した価格で決まったら次は発注作業です。
具体的には取引先へ価格や数量、希望納期などが含まれた注文書(発注書)を発行する作業になります。
一般的な企業では社内で使用しているシステムにそれらの情報を打ち込み、自動的に注文書を発行することができます。
③工程に合わせた細かい納期調整
発注した後、取引先の製造状況の都合や自社工程の都合によって、発注時の納期から変更になることがあります。
そのため、その都度取引先と情報共有して納期を調整する作業が必要になります。
- 取引先から合意が取れているか
- 自社の要求納期と間違いないか
- 納期訂正した注文書を発行したか
など漏れないようチェックしなければなりません。
④受け取った証明となる検収処理
注文した部品が納期通りに自社へ届いたら、検収処理が必要になります。
検収処理とは「ちゃんと発注したものが届いたよ!」という発注者から取引先に対する処理のことです。
具体的には、部品が届いたあと自社のシステムに登録すれば自動的に検収処理が行われます。
【体験談】実際の業務に関する知っておくべきこと
まず購買部門に配属されたら担当部品が割り当てられます。
仕入れ先の会社ごとであったり、部品の種類ごとに振り分けられます。
仕事に慣れて経験を積んだあとの業務について
少しレベルアップすると、取引数量や素材価格の影響で購入単価が変わるような難しい部品を担当するようになり、理論武装して価格を決定しなければならなくなります。
たとえば、その地域の物価や人件費を試算し価格が妥当であるかを前もって調べ、購買先から値上げがあっても反論する必要があります。
購買部門のベースはなるべく安く品質の良い部品を仕入れること。
サプライヤーの生産中止部品に注意すること
取引先からある部品について生産中止の連絡があった場合、いち早くその情報を仕入れ自社の生産工程に影響が及ぼさないよう他の購買先を探すことも必要です。
部品の仕入れがストップしたら自社の製品が作れなくなってしまう緊急事態になってしまいます。
通常は購買先の会社から連絡がありますが、その連絡が遅くなることがあります。
取引先の総合窓口という役割もある
購買部門は仕入れ先に対して総合窓口の役割も持っています。
そのため、取引先と社内の部署との間に入り、いろんな仲介業務をやらなくてはいけません。
依頼を受ける中で、価格に関する内容も含まれることがあります。情報は常に整理しておきましょう。
調達・購買部門に必要なスキルとは?
特に必須資格はありませんが下記の能力は必要です。
- ビジネス英語力
- 部品の役割とそれに適した価格の把握
- 価格交渉における論理的思考力
- 会社の財布を自分が握っているという自覚
グローバル社会の中、国内のみから仕入れることは少なくなってきますので、ビジネス英語を使えるようにしましょう。
また、購買先の営業の方からの価格説明を鵜呑みにすることなく、自分で適正な価格を調べ交渉に負けない力をつけることも重要です。
会社のお金を自分のお金だと考え、価格決定する意識を持つようにしてください。
筆者が実際に行った調達部門でのある1日の流れ
僕が購買部門にいた頃のある1日の業務内容を紹介します。
- メールチェック&返信
- 仕入れ先業者との価格協議
- 提出された見積もり内容のチェック
- 発注処理
- 未提出の見積書のフォロー
- 部品の価格推移まとめ
- 社内打ち合わせ
基本的に価格に絡む業務が多いです。
部品の価格推移まとめとは、過去の発注・見積もり履歴と照らし合わせ、見積単価がアップしていないかを確認することです。
あとがき
以上が購買部門が花形と言われる理由と具体的な業務内容です。
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