なぜ購買(調達)部門は花形なのか経験者が業務内容を解説

製造業の調達部って花形なのでしょうか？

実は事務的な部署でありながらも、会社にとって非常に重要な部署なのです。

なぜなら購買部門は会社の『お金』を握っているから。

この記事では調達部門の業務内容をリアルな体験をもとに徹底解説します。

この記事を読むと調達部門が花形と呼ばれる理由がわかるでしょう。

購買(調達)部門とは？

「購買(調達)部門」と聞いてピンとこない方がいらっしゃるかもしれませんが、製品を売って売り上げを上げるためにはそれの元になる部品やリソースをどこかから買ってこなければなりませんよね。

この調達する業務を担当しているのが『購買部門（調達部門）』になります。

たとえば製造業だと、部品を組み立てるにはサプライヤーさんから構成部品を買わないと組み立てられませんよね。

商社であってもサプライヤーさんから商品を購入してお客様へ販売することになります。

相手は仕入れ先の営業の方になります。（営業の業務を知りたい方はこちらの記事をご覧ください）

なぜ購買(調達)部門は花形と言われるのか？

購買部門が花形と言われる会社の財布を握っている、という点では花形になります。

しかし、売り上げが厳しい会社なら原価低減が必須なので社内からの当たりは強くなるのが懸念点ですね。

ただ、通常業務では相手の営業の方はこちらをお客様として話してくるので、営業特有の緊張感はありません。

交渉相手はお客さんではなく『取引先の営業の方』です。

営業部門のようなプレッシャーがなく接待を受ける側になるので花形と思われることもありますね。

購買(調達)部門の業務をご紹介

主な業務は次の４つです。

それぞれ一つずつ見ていきましょう。

①取引先との価格交渉

まず一つ目は最もメインとなる『価格交渉』です。

会社が利益を出すには売り上げをあげることはもちろんですが、原価（コスト）を下げることも非常に重要です。

そのコストを下げるために、取引先と価格交渉する部署が購買部門になります。

②価格決定後の発注作業

交渉した価格で決まったら次は発注作業です。

具体的には取引先へ価格や数量、希望納期などが含まれた注文書（発注書）を発行する作業になります。

一般的な企業では使用しているシステムにそれらの情報を打ち込むことで自動的に注文書を発行することができます。

③工程に合わせた細かい納期調整

発注した後、取引先の製造状況の都合や自社工程の都合によって、発注時の納期から変更になることが多々あります。

そのため、その都度取引先と情報共有して最新納期に合わせる作業が必要になります。

取引先から合意が取れているか、自社の要求納期と間違いないか、納期訂正した注文書を発行したか、など漏れないようチェックしなければなりません。

④受け取った証明となる検収処理

注文した部品が納期通りに自社へ届いたら、検収処理が必要になります。

検収処理とは「ちゃんと発注したものが届いたよ！」という発注者から取引先に対する処理のことです。

具体的には、部品が届いたあと自社のシステムに登録すれば自動的に検収処理が行われます。

経験談からの業務に関するコメント

まず購買部門に配属されたら担当部品が割り当てられます。

仕入れ先の会社ごとに振り分けることもありますが、ほとんどの場合は部品ごとに分かれます。

入社した最初の頃は、価格も上下しない安定して供給される部品、つまり簡単な部品を担当することが多いです。

仕事に慣れてくると・・・

少しレベルアップすると、取引数量や素材価格の影響で購入単価が変わるような難しい部品を担当するようになり、理論武装して価格を決定しなければならなくなります。

たとえば、その地域の物価や人件費を試算し価格が妥当であるかを前もって調べ、購買先から値上げがあっても反論して合意する必要があります。

なるべく安く品質の良い部品を仕入れることが重要です。

生産中止の部品に注意すること

生産中止の部品があった場合、いち早くその情報を仕入れ、自社の生産工程に影響が及ぼさないよう他の購買先を探すことも必要です。

部品の仕入れがストップしたら自社の製品が作れなくなってしまう緊急事態になってしまいます。

通常は購買先の会社から連絡がありますが、その連絡が遅くなることが時々あります。

取引先の総合窓口という役割もある

購買部門は仕入れ先に対して総合窓口の役割も持っています。

そのため、取引先と社内の部署との間に入り、いろんな調整をすることがあります。

たとえば、社内の他部署から「仕入れ先に△△について確認してほしい」といった依頼をされることもあります。

（自分で聞け！という気持ちは抑えて、業務の一つと割り切ってください）

必要なスキル

特に必須資格はありませんが下記の能力は必要です。

グローバル社会の中、国内のみから仕入れることは少なくなってきます。これからの時代、ビジネス英語を使えるようにしてください。

また購買先の営業の方からの価格説明を鵜呑みにすることなく、自分で適正な価格を調べ交渉に負けない力をつけることも重要です。

会社のお金を自分のお金だと考え、価格決定する意識を持つようにしてください。

無駄なお金を使いたくない！何としても安いものを探す！と普段から考えている方に向いている部門かもしれませんね。

【経験談】調達部門でのある1日の流れ

私が購買部門にいた頃のある1日の業務内容を紹介します。

基本的に価格に絡む業務が多いです。

部品の価格推移まとめとは、過去の発注・見積もり履歴と照らし合わせ、見積単価がアップしていないかを確認することです。

社内決裁する場合に添付資料として提出することが多いので、こんな資料も必要だということは覚えておいてくださいね。

あとがき

以上が購買部門の基本的な内容です。

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